Hướng dẫn đăng ký người phụ thuộc giảm trừ gia cảnh năm 2026

Việc đăng ký người phụ thuộc để hưởng giảm trừ gia cảnh là một quyền lợi quan trọng giúp người lao động giảm bớt gánh nặng thuế thu nhập cá nhân (TNCN). Đặc biệt, với những thay đổi và quy định mới, việc nắm vững cách đăng ký người phụ thuộc cho năm 2026 trở nên cần thiết hơn bao giờ hết. Bài viết này sẽ cung cấp một cái nhìn tổng quan và chi tiết về quy trình này.

Quy định về đăng ký người phụ thuộc để giảm trừ gia cảnh

Theo quy định tại Khoản 2, Điều 38 của Thông tư 86/2024/TT-BTC, việc đăng ký người phụ thuộc phải tuân thủ các nguyên tắc nhất định. Mục đích chính của việc đăng ký này là để cá nhân có thu nhập chịu thuế được tính giảm trừ gia cảnh cho những người mà họ có nghĩa vụ nuôi dưỡng theo quy định. Điều này trực tiếp làm giảm thu nhập chịu thuế, dẫn đến việc giảm số thuế TNCN phải nộp.

Lưu ý quan trọng là cá nhân chỉ có thể được tính giảm trừ gia cảnh tại một nơi làm việc duy nhất. Do đó, việc lựa chọn hướng dẫn đăng ký giảm trừ gia cảnh năm 2026 hoặc hướng dẫn đăng ký giảm trừ gia cảnh năm 2025 sao cho phù hợp với tình hình cá nhân là rất cần thiết.

Khi nào cần thực hiện đăng ký người phụ thuộc?

Việc đăng ký người phụ thuộc trở nên cần thiết khi thu nhập chịu thuế của cá nhân lớn hơn mức giảm trừ bản thân (hiện tại là 11 triệu đồng/tháng hoặc 132 triệu đồng/năm) và cá nhân đó có người phụ thuộc. Cụ thể:

• Nếu thu nhập chịu thuế của người lao động lớn hơn 15,5 triệu đồng (bao gồm cả giảm trừ bản thân và giảm trừ người phụ thuộc), việc đăng ký người phụ thuộc sẽ giúp giảm số thuế TNCN phải nộp.
• Ngược lại, nếu thu nhập chịu thuế của người lao động thấp hơn mức giảm trừ bản thân (15,5 triệu đồng), họ không bị khấu trừ thuế TNCN và không nhất thiết phải đăng ký người phụ thuộc để được giảm trừ gia cảnh. Tuy nhiên, nếu vẫn muốn đăng ký hoặc đã đăng ký, quy trình vẫn cần được thực hiện.

Các phương thức đăng ký người phụ thuộc giảm trừ gia cảnh

Hiện nay, có nhiều cách để thực hiện cách đăng ký người phụ thuộc, từ trực tiếp đến trực tuyến, giúp người nộp thuế thuận tiện hơn trong việc kê khai và hoàn tất thủ tục.

1. Hướng dẫn đăng ký giảm trừ gia cảnh trên Dịch vụ Công

Thực hiện đăng ký qua Cổng Dịch vụ Công Quốc gia hoặc các cổng dịch vụ công cấp tỉnh/thành phố là một phương thức hiện đại, giúp tiết kiệm thời gian và công sức. Quy trình thường bao gồm các bước:

1. Truy cập vào Cổng Dịch vụ Công và đăng nhập bằng tài khoản đã đăng ký.
2. Tìm kiếm thủ tục hành chính liên quan đến đăng ký người phụ thuộc giảm trừ gia cảnh.
3. Điền đầy đủ thông tin theo mẫu yêu cầu, bao gồm thông tin người nộp thuế và thông tin người phụ thuộc.
4. Tải lên các giấy tờ, hồ sơ cần thiết (nếu có yêu cầu).
5. Xác nhận và nộp hồ sơ trực tuyến.

2. Hướng dẫn đăng ký giảm trừ gia cảnh trên eTax Mobile

Ứng dụng eTax Mobile của Tổng cục Thuế cung cấp một kênh tiện lợi để người nộp thuế thực hiện các thủ tục hành chính thuế, trong đó có việc đăng ký người phụ thuộc.

• Người dùng cần tải ứng dụng eTax Mobile về thiết bị di động và đăng nhập bằng mã số thuế cá nhân.
• Chọn chức năng đăng ký người phụ thuộc, sau đó điền thông tin theo hướng dẫn.
• Hệ thống sẽ yêu cầu xác thực bằng mã OTP gửi về số điện thoại đã đăng ký.
• Hoàn tất quy trình đăng ký và theo dõi tình trạng xử lý hồ sơ trên ứng dụng.

Hướng dẫn đăng ký giảm trừ gia cảnh trên etax mobile giúp người nộp thuế chủ động quản lý thông tin và nghĩa vụ thuế cá nhân.

3. Hướng dẫn đăng ký giảm trừ gia cảnh qua ứng dụng VNeID

VNeID, ứng dụng định danh điện tử quốc gia, cũng tích hợp tính năng hỗ trợ đăng ký người phụ thuộc. Người dùng có thể thực hiện quy trình sau:

• Mở ứng dụng VNeID, đăng nhập và tìm đến mục Dịch vụ công.
• Chọn thủ tục đăng ký người phụ thuộc cho người nộp thuế TNCN.
• Điền đầy đủ thông tin theo yêu cầu và tải lên ảnh chụp các giấy tờ cần thiết.
• Xác nhận giao dịch bằng vân tay hoặc mật khẩu để hoàn tất.

4. Ủy quyền cho cơ quan chi trả thu nhập

Đây là phương thức truyền thống nhưng vẫn rất phổ biến. Người lao động cung cấp hồ sơ đăng ký người phụ thuộc cho bộ phận kế toán hoặc nhân sự của công ty mình. Bộ phận này sẽ tổng hợp và nộp hồ sơ lên cơ quan thuế theo quy định.

Lưu ý về thời hạn đăng ký:

• Nếu ủy quyền cho cơ quan chi trả thu nhập: Hạn chót là ngày 31/3/2025 (hoặc 31/3/2026 cho năm tài chính 2026).
• Nếu cá nhân tự quyết toán thuế: Hạn chót đăng ký người phụ thuộc là ngày 30/4/2025 (hoặc 30/4/2026 cho năm tài chính 2026). Nếu ngày này trùng với ngày nghỉ lễ, thời hạn sẽ được lùi sang ngày làm việc tiếp theo.

Mẫu tờ khai đăng ký người phụ thuộc

Có hai loại mẫu tờ khai chính thường được sử dụng:

• Mẫu 07/ĐK-NPT-TNCN: Ban hành kèm theo Thông tư 80/2021/TT-BTC, áp dụng cho cá nhân đăng ký người phụ thuộc.
• Mẫu 20-ĐK-TCT và 20-ĐK-TH-TCT: Thường dùng khi cơ quan chi trả thu nhập thực hiện đăng ký thay cho người lao động.

Việc nắm vững hướng dẫn đăng ký giảm trừ gia cảnh qua dịch vụ công hoặc các kênh khác sẽ giúp bạn hoàn thành thủ tục một cách chính xác và nhanh chóng.

Những lưu ý quan trọng khi đăng ký người phụ thuộc

• Đảm bảo thông tin cá nhân và thông tin người phụ thuộc là chính xác tuyệt đối.
• Chuẩn bị đầy đủ giấy tờ tùy thân của người phụ thuộc (CMND/CCCD, giấy khai sinh, sổ hộ khẩu...) nếu cần nộp bản sao hoặc bản scan.
• Theo dõi tình trạng hồ sơ sau khi nộp để kịp thời xử lý nếu có yêu cầu bổ sung.
• Nếu có bất kỳ thắc mắc nào, hãy liên hệ trực tiếp với cơ quan thuế hoặc bộ phận nhân sự tại công ty để được giải đáp.

Việc đăng ký người phụ thuộc không chỉ giúp bạn tối ưu hóa nghĩa vụ thuế mà còn thể hiện trách nhiệm với gia đình. Hãy chủ động thực hiện theo hướng dẫn đăng ký giảm trừ gia cảnh trên dịch vụ công hoặc các kênh khác để đảm bảo quyền lợi tốt nhất.